各处级单位：
　　2014年我校计划招收本科生3800人，硕士研究生2176人，博士研究生373人，共计6349人。为方便新生入学报到，学校采用数字化迎新，并于8月14-16日，在北体育场进行本科生集中迎新，于8月23日，在北体育场进行研究生集中迎新。有关要求如下：
　　一、迎新机构设置
　　学校成立迎新工作领导小组：
　　组　长：魏　�
　　副组长：杨德森　赵士刚
　　成员单位：党政办、校友办（基金会）、宣传部、校团委、学工部、研究生院、招生就业处、财务处、信息化处、后勤基建处、保卫处、校医院、后勤集团、体育部、国防学院、各院系
　　各院系成立以分党委（党总支）书记任组长、主管学生工作负责人任副组长的迎新工作领导小组。
　　二、工作职责及分工
　　学校迎新工作领导小组下设若干专项工作组。各工作组第一责任单位为该组牵头单位，统筹协调组内具体事务，具体工作职责有：
　　（一）综合协调组
　　1.负责迎新工作总体协调与督办；
　　2.负责迎新工作方案的制定与发布；
　　3.负责迎新数据的统计与发布；
　　4.负责迎新工作总结；
　　5.在迎新场地设“迎新指挥部”，协调指导现场工作。
　　责任单位：党政办，学工部、研究生院、信息化处、保卫处、后勤集团
　　（二）网络信息组
　　1.负责数字迎新系统的建设与维护；
　　2.负责数字迎新系统使用培训与咨询服务；
　　3.负责数字迎新系统终端扫描设备的分配与维护。
　　责任单位：信息化处，招生就业处、研究生院、财务处、学工部
　　（三）迎新现场组（北体育场工作组）
　　1.实验室资产管理处、招生就业处提供桌椅，党政办协调提供帐篷，学工部（研究生院）牵头，各院系配合，负责迎新场地分配与布置，做好场地内引导标识的制作与张贴；
　　2.学工部统筹绿色通道（学工部）、入学资助站（校友办、基金会）、国际交流咨询（国际交流与合作处）、学工社团咨询（校团委）、住宿咨询（后勤集团）等咨询点位的布置工作；
　　3.后勤集团负责场地内电力供应与保障；做好场地内销售区的布置与管理；
　　4.信息化处负责场地内网络与通讯系统建设；
　　5.做好桌椅、帐篷以及设备等物资的取用登记与管理，谁分配谁登记，谁使用谁负责，损毁赔偿；
　　6.保卫处负责场地安保工作，迎新场地各门口、财务收费室、各新生公寓设安保，场地内部设巡逻安保；
　　7.后勤基建处负责场地内保洁工作，各院系要主动配合做好卫生清理。
　　责任单位：学工部（研究生院），党政办、校友办（基金会）、体育部、信息化处、实验室资产管理处、招生就业处、校团委、后勤基建处、后勤集团、保卫处、各院系
　　（四）财务收费组
　　1.负责学费、住宿费、校园卡预存费、教材费、后勤代购物品费、被品清洗费等费用的网上（代）收缴与划转工作；
　　2.统筹负责收费现场的布置与协调工作。
　　责任单位：财务处，后勤集团、出版社、国防教育学院
　　（五）体检与医疗组
　　1.负责新生体检工作；
　　2.做好迎新医疗保障及暑热防护工作。
　　责任单位：校医院，体育部
　　（六）后勤保障组
　　1.简化手续，妥善做好新生入住工作；
　　2.设迎新夜间值班室，处理夜间迎新事宜；
　　3.后勤集团牵头，学工部配合做好哈尔滨火车站、哈尔滨西站的本科新生接站工作；
　　4.负责迎新期间食堂开放与保障工作，适当延长开放时间，做好无卡就餐准备；
　　5.负责迎新场地周边楼宇卫生间开放与提示；
　　6.严格做好公寓超市商户管理，严禁占道销售。
　　责任单位：后勤集团，学工部、研究生院、各院系
　　（七）卫生与环境组
　　1.负责校园环境与卫生保洁；
　　2.迎新期间，不接受任何商户和学生的摆摊销售申请；通信运营商在指定区域销售。
　　3.做好校内路牌和交通引导标识的维护，在校门和主要交通路口，安设迎新场地指示牌。
　　责任单位：后勤基建处、后勤集团
　　（八）安保与秩序组
　　1.制定迎新场地安全预案，与迎新现场组协同落实；
　　2.加强校园巡查，从严清理违规销售，维护校园秩序；
　　3.做好交通疏导和停车引导，重点做好迎新场地周边交通疏导工作。
　　责任单位：保卫处、后勤基建处
　　（九）宣传组
　　1.营造简朴热烈的迎新氛围，统筹做好迎新宣传工作；
　　2.负责迎新期间校内各展馆的开放与讲解工作。
　　责任单位：宣传部，哈军工纪念馆、后勤集团、各院系
　　（十）军训工作组
　　1.负责国防生新生的入学工作；
　　2.负责2014级本科生军训筹备；
　　3.完善工作方案，做好军训服装现场发放工作。
　　责任单位：国防教育学院，学工部、各院系
　　三、具体工作要求
　　1.本科生数字迎新系统开通时间8月3日-10日，研究生数字迎新系统开通时间8月1日-10日，各单位严格按照时间节点提供系统所需数据信息。集中迎新期间，党政办公室每天17:00统计上报新生报到情况。
　　2.信息化处牵头，学工部、后勤集团配合，于8月13日8:30，在逸夫馆三楼报告厅，召开数字迎新系统培训，各院系新生辅导员，后勤公寓（新生）管理员，及相关单位实际操控人员参会学习。扫码枪、校园卡、新生体检单、报到须知等迎新材料，培训会期间一并发放。
　　3.迎新现场组8月13日14:00之前完成场地（北体育场）布置并验收，15:00-17:00各单位进行设备调试。集中迎新办公时间为每天7:30―18:00，各院系夜间执勤时间为18：00-22:00（北体育馆一楼休息室），22：00北体育场清场和封闭工作，做好场内物资看护。
　　4.对于提前报到以及迎新期间22:00之后报到的新生，后勤集团视情况安排临时住宿。延迟报到的新生，由各院系指导新生到相关部门补办入学手续。
　　5.各单位要注意保护北体育场塑胶跑道、人工草地及设施，场地内严格禁烟，严禁携带打火机入内，禁烟监督，人人有责；保卫处严格把关，严禁场地内非法销售，严禁入内发放各种宣传材料。
　　6.为切实方便学生和家长，避免让新生“反复跑、绕圈跑”，各工作组要主动沟通协调，切实做好新生入学报到流程的设计与推演工作；各工作组要尽量减少新生在现场填写各类材料，切实缩短新生现场滞留时间。